Ügyfélfogadás és kapcsolattartás rendszere

Az elmúlt lassan három évtizedben igyekeztem a lehető legközvetlenebb módon az ügyfelek rendelkezésére állni. Ez annyit tett, a beérkező elektronikus leveleket szinte azonnal megválaszoltam, a telefonomat állandóan bekapcsolva tartottam, ha erre nem volt mód, akkor visszahívtam azt, aki keresett.

Az elmúlt időszakban azonban fenntarthatatlan lett ez az állapot, mert az ügyfelek rendkívül elenyésző százaléka oly mértékben élt vissza a lehetőséggel, hogy az gyakorlatilag az egészségemre ment – állandó stresszhelyzetet okozván. Ugyanis a telefonhívások jelentős része vagy indokolatlan volt, vagy zavaró, vagy meglehetően alkalmatlan időben megvalósuló.

Az egyszemélyes ügyvédi iroda jellemzője az, nem lehetséges alkalmazottakkal teli irodát fenntartani, ugyanis a nyugati költségek mellett keleti díjazás áll fenn, és a jogi munkakörökben nem lehet képesítés nélküli munkásokat alkalmazni. A sok tanulással és gyakorlással járó képesítés megfelelő bérezéssel jár együtt, így a munkadíj arányosítandó a költségekkel. Ezt sajnos a magyar társadalom döntő része nem képes viselni, így az ügyvédi irodák is költségek csökkentésével minimalizálják kiadásaikat. Ennek eredménye az, hogy az egyszeri ügyvéd gyakorlatilag egymaga végez minden olyan tevékenységet, melyet egy stabil jogállamban, működő gazdaságban szakirányú alkalmazottak látnának el.

Fentiekből kifolyólag az állandó adminisztráció a lényegi munka elől veszi el az időt és lehetőséget, mely egyre inkább hátráltatja a napi munkavégzést és a határidők tartását. Ezt egy ideig lehetséges kompenzálni a túlmunkával, azonban ez már tarthatatlanná vált, és lépni kell.

Az ismert telefonszámon nem leszek elérhető egész nap, mert hiába udvarias és lényegre törő a többség, naponta 1-2 hívó is képes tönkretenni a nyugodt munkavégzés körülményeit. Nincsen értelme az állandó szabadkozásnak, magyarázkodásnak, hogy éppen tárgyalt az ügyvéd, vagy dolgozott egy ügyön, vagy evett, vagy épen aludt. Ugyanis ezzel a magyarázattal nem tartozik az ügyvéd. A telefon tehát arra lesz alkalmas, hogy az ügyvéd felhívja az ügyfelét, ha a megbízással kapcsolatosan szükséges a konzultáció.

Az ügyvédi iroda elektronikus elérhetősége adott, ismert, így azon keresztül lesz minden meglévő és leendő ügyfél megfogalmazni gondolatait. Nagyon sok ügyvéd az e-mail megkeresésekre sem válaszol, mert az ügyfelek egy bizonyos része azt sem szükséghez mérten használja. Tipikus esetkör, hogy az ügyfél küld egy elektronikus levelet, majd fel is hívja az ügyvédet, hogy küldött egy levelet. Bizonyára az átlagemberek számára stressz helyzetet eredményez egy levél megírása, csakhogy az ügyvédeket kár lehúzni erre a szintre, ugyanis nekik nyugodt munkavégzési körülményekre lenne szükségük ahhoz, hogy a megkívánt, elérendő cél érdekében eljárjanak.

 

Tehát, ha bárki küld egy elektronikus levelet, akkor alappal várhat arra, hogy arra – nem azonnal – választ kap. Ugyanis a levél elolvasása és megválaszolása is ügyvédi munka, nem szórakozás. A válasz neme gy nyomtatvány kitöltését jelenti, minthogy egy peres beadvány vagy szerződés elkészítése sem az. A folyamatban lévő ügyekben sem elvárható, hogy az ügyvéd csak azért dobjon félre mindent, mert az ügyfél stresszeli magát, vagy valóban akut a problémája. Az európai magatartási normák betartásával az azonnali gondok is talán orvosolhatók.

 

Az ügyvédi iroda alkalmas az ügyfélfogadásra, ám az ilyen megbeszélés is ügyvédi munkát jelent. A bejelentkezés és az időpontra történő pontos megjelenés elvárható. Az ügyvéd azonban tárgyalni és utazni is szokott, ebből kifolyólag korlátozott az irodai ügyfélfogadás lehetősége. Elektronikus levélben való megkeresés során bőven van lehetőség ilyen időpont egyeztetésére.

 

Mivel a közeljövőben már fenntarthatatlanná vált a jelenlegi állapot, kénytelen vagyok a változtatásokat azonnali hatállyal életbe léptetni. Még akkor is, ha ez sokakban visszatetszést kelt, vagy szokásos módon minősíthetetlen stílusban reagálják le az internetes felületeken. Ám azt kell kijelentenem, a társadalom elenyésző kisebbsége teszi tönkre a többség lehetőségeit. Ahogy az szokott lenni…

Összefoglalva:

a) Én majd eldöntöm, hogy mikor szükséges valakivel beszélnem, és a munkarendemhez igazítom a beszélgetéseket.

b) Az elektronikus leveleket a lehető leggyorsabban megválaszolom. Ha az jelentősebb felkészülést igényel, akkor a válasz természetesen nem azonnali.

c) A magánéletemhez senkinek semmi köze, még akkor sem, ha facebook oldalam esetleg nyilvános.

d) A munkámat a szokásos szakmai szinten kívánom folytatni, ebből nem engedek. Nincsen kis pénz, kis foci játék. Ha az ügyfelek nem hagynak dolgozni, az a munka rovására megy, és egymással szúrnak ki.

e) Ha nem tudok nyugodt körülmények között dolgozni, akkor a praxist feladom.